Jak nauczyć się delegować zadania wirtualnej asystentce?
Nadszedł moment, w którym nie wyrabiasz się już ze swoimi obowiązkami, terminy gonią, papiery fruwają, a Ty chodzisz coraz bardziej zestresowana/y i zdenerwowana/y. Chcesz rozwijać dalej swój biznes, jednak doba staje się z dnia na dzień zdecydowanie za krótka. W końcu po dłuższym zastanowieniu decydujesz się poszukać pomocy. Jeśli potrzebujesz wsparcia w niepełnym wymiarze godzin lub okresowo – przy pojedynczych projektach, idealnie w takiej sytuacji sprawdzi się współpraca z wirtualną asystentką. Jak ją najłatwiej znaleźć, pisałam w poprzednim wpisie, do którego serdecznie zapraszam.
Nauka delegowania obowiązków dla wirtualnej asystentki
Na pewno na początku współpracy z wirtualną asystentką będziesz mieć problem z określeniem co dokładnie możesz “zrzucić” na jej barki. Taka umiejętność, jak każda inna, wymaga wprawy i doświadczenia. Rozpisz sobie, jakie zadania np. w ciągu ostatniego miesiąca, sprawiły Ci najwięcej problemu. A może wykonujesz nudne, monotonne czynności, które pochłaniają ogromną ilość czasu, a w żaden sposób nie wpływają na rozwój Twojej firmy? Wybierz kilka mniejszych zadań, przedstaw je dokładnie wybranej wirtualnej asystentce i określ swoje oczekiwania.
Skuteczna komunikacja kluczem do sukcesu
Podobno skuteczna komunikacja jest w stanie wyeliminować aż 99% problemów związanych z delegowaniem zadań! Postaraj się wprowadzić wirtualną asystentkę w klimat Twojej firmy. Przeprowadź szkolenie, zarówno merytoryczne, jak i techniczne. Opowiedz o sobie, spróbuj nawiązać ciepłą relację z wirtualną asystentką. Pamiętaj, jeśli już na tym etapie czujesz, że nie nadajecie na tej samej fali to odpuść. Późniejsza współpraca z wirtualną asystentką może przysporzyć Wam w przyszłości więcej problemów niż pożytku.
Czas zacząć współpracę z wirtualną asystentką
Po wprowadzeniu wirtualnej asystentki w zakres działań, które ma wykonywać, pozostaje Ci cierpliwie czekać na pierwsze efekty. Pozwól asystentce na swobodne działanie. To pozwoli Ci poznać jej styl i tempo pracy. Po wykonaniu zadania jasno określ co podobało Ci się w jej wykonaniu, a co mogłaby w przyszłości poprawić.
A co z dostępem do kont, np. poczty mailowej czy social media?
Istnieją narzędzia, dzięki którym możesz w bezpieczny sposób i bez ujawniania, przekazać dostęp do swoich kont. Pamiętaj, że np. na Facebooku możesz innym osobom nadać role redaktora lub moderatora. Taka opcja nie wymaga udostępniania hasła. W ostateczności możesz podać hasła mailem albo podczas spotkania, w którym nikt inny nie uczestniczy.
Dalszy rozwój współpracy z wirtualną asystentką
Gdy będziesz zadowolona/y z wykonanej dla Ciebie pracy to, wraz ze wzrostem zaufania, nauczysz się delegować coraz więcej zadań. W efekcie będziesz mogła/mógł skupić się na kluczowych działaniach dotyczących Twojego biznesu. Współpraca z wirtualną asystentką stanie się dla Ciebie przyjemnością. Dodatkowo, zyskasz także więcej wolnego czasu dla siebie i swoich bliskich. A to, w rezultacie również odbije się pozytywnie na funkcjonowaniu Twojej firmy.