Wirtualna asystentka – jak ją znaleźć?

Gdzie szukać wirtualnej asystentki?

Najprostszą metodą jest wpisanie w wyszukiwarkę Google hasła “wirtualna asystentka“. Ale wtedy natrafisz na strony bardzo dobrze wypozycjonowane. Najczęściej są to agencje zatrudniające wirtualne asystentki. Możesz oczywiście skorzystać z ich usługi, jeśli wyższa cena za usługi nie jest dla Ciebie problemem. Wystarczy napisać do agencji, w jakich zadaniach potrzebujesz pomocy. Na pewno szybko zostanie przydzielona osoba z odpowiednim doświadczeniem. Innym sposobem jest dołączenie na Facebooku do jednej z grup WA i napisanie ogłoszenia. Te grupy zrzeszają wiele wirtualnych asystentek. Powinniśmy w ogłoszeniu szczegółowo podać zakres zadań, których będziemy wymagać, poprosić o opisanie swojego dotychczasowego doświadczenia, ewentualnie o przesłanie referencji i/lub portfolio. Ważne jest, by podać w jakim zakresie godzin w miesiącu będziemy chcieli skorzystać z pomocy asystentki oraz przewidziany budżet. Nie zapomnijmy o podaniu adresu mailowego, na którego będzie można przesyłać swoje oferty. Ten sposób zdecydowanie Ci polecam.

Poniżej podaję linki do dwóch najpopularniejszych grup na Facebooku:

• https://www.facebook.com/groups/wirtualnaasystentka
• https://www.facebook.com/groups/wirtualnaasystentkaa

Inne sposoby poszukiwań wirtualnej asystentki w social media

Warto dołączyć do grup na Facebooku, które są związane z naszą działalnością. Dodatkowo można zamieścić tam swoje ogłoszenie. Wtedy masz większą szansę na znalezienie asystentki mającej doświadczenie lub zainteresowania związane z naszą branżą. 

Instagram i LinkedIn pomogą w znalezieniu wirtualnej asystentki

Innym sposobem może być bezpośrednie szukanie wirtualnej asystentki poprzez wyszukiwarki w mediach społecznościowych. Wtedy gdy, zależy Ci na tym, by kandydatka oferowała usługi prowadzenia social media, to przy okazji zobaczymy jak sama prowadzi swój profil. Na Instagramie możemy poszukiwać po, jakże ważnych, hashtagach. Przykładowo: #wirtualna asystentka #zdalnaasystentka #zdalnapomoc #pomocwbiznesie etc. LinkedIn jest ważnym medium w tym procesie. Tutaj od razu możesz zweryfikować wcześniejsze doświadczenie wirtualnej asystentki, poznać referencje od innych klientów i inne umiejętności. 

Przygotowanie ankiety rekrutacyjnej dla kandydatek/ów na zdalne asystentki

Ostatnio coraz bardziej popularną formą przeprowadzania rekrutacji jest przygotowanie ankiety. Osoba poszukująca wirtualnej asystentki przesyła zazwyczaj kilkanaście pytań dotyczących jej danych osobowych, doświadczenia, umiejętności. Dodatkowo można opisać przykładowe sytuacje, w jakich znalazła się jej firma. Wirtualna asystentka ma za zadanie opisać jak zachowałaby się w podobnej sytuacji. Czasem należy wykonać przykładową grafikę lub napisać krótki tekst.

Wypełnienie ankiety jest dla kandydatki bardziej czasochłonne, w porównaniu z wysłaniem samego CV i oferty. Wtedy masz pewność, że zgłoszą się do wirtualne asystentki, którym faktycznie zależy na współpracy z Tobą. Poznasz ich sposób myślenia i pracy. Zweryfikujesz umiejętności i jeszcze bardziej poznasz daną kandydatkę.

Końcowy etap – rozmowy on-line z wirtualnymi asystentkami i podjęcie decyzji

Po ocenie ofert, ankiet, CV i innych aplikacji, które zostały przesłane przez wirtualne asystentki, dochodzi do podjęcia ważnej decyzji. Musimy wybrać kilka najlepszych do przeprowadzenia z nimi rozmów. Uważam, że ok. 5 osób jest najlepszą liczbą. Następnie należy zaplanować godziny i dni, w których przeprowadzimy z nimi rozmowy. Pół godziny na jedną kandydatkę to jest odpowiedni czas. Zoom, Google Meet czy Times – możesz wybrać dowolną, lubianą przez nas platformę do przeprowadzenia videorozmowy. 

Dwie wirtualne asystentki? Czemu nie!

Może się tak zdarzyć, że nie będziecie mogli zdecydować się na jedną osobę. W rezultacie można zatrudnić dwie wirtualne asystentki. Jedna wirtualna asystentka zajmująca się administracyjno-biurowymi sprawami, podczas gdy druga będzie bardziej techniczna. Przykładowo mogłaby się zajmować obsługą webinarów czy dodawaniem wpisów na stronę.

Życzę nawiązania wielu owocnych współprac i samych sukcesów!